Gestión de Procesos: Incorporar a la Organización

Muchos conocen y realizan acciones relacionadas a la Modelación y a acciones enfocadas en el Rediseño de Procesos. Pocos son los que se detienen en un conjunto de prácticas de igual relevancia, y que son la base para lograr una instalación exitosa y duradera de esta forma de pensar los negocios en las organizaciones: Las prácticas o métodos relacionados con la incorporación, y la medición del nivel de madurez que se va desarrollando en el tiempo en la cultura de una organización, la que nos permite finalmente “vender la idea” y “mostrar el resultado” internamente, más allá del mero cumplimiento (“cumplo pero miento”) de una formalidad o documentación que solo sirva para aprobar una auditoria o certificación, o bien el apoyo a una actividad de rediseño basada simplemente en automatizar un proceso, solo por que compramos previamente una suite que así lo permite.

Vital resulta entonces, para garantizar que a los Facilitadores de Proceso (la gente que se dedica al apoyo y difusión de los temas de gestión de procesos) nos vean como un grupo de personas que aporta valor (y mucho), que seamos capaces no solo de mostrar cuantitativamente ese valor sino de planificar adecuadamente el avance del plan de instalación de las prácticas a lo largo del tiempo y manejar adecuadamente, anticipándonos, a los cambios e incertidumbre que estos pueden generar a todo nivel de la empresa.

Por todo esto, es importante garantizar para una adecuada Incorporación de la Gestión de Procesos, las prácticas de Exponer la Contribución (ser capaz de mostrar el valor que se agrega por desarrollar todas las prácticas en la empresa, a lo largo del tiempo, tanto para lograr el primer paso o compromiso inicial, como para mostrar el avance en el año y el cumplimiento de las metas propuestas); Planear la Incorporación (ser capaz de hacer un plan adecuado al nivel actual de la empresa en el conocimiento e interpretación de lo que es Gestión de Procesos, considerando las particularidades propias de su cultura, y que nos entregue los requerimientos a realizar durante el año); Llevar a la Estructura (que implica formalizar una persona, unidad, área o gerencia de procesos en la empresa, su dependencia y tamaño, sus competencias y responsabilidades y aspectos como herramientas de apoyo, mobiliario, etc.); y por último pero no menos importante, la Gestión del Cambio (que no es más que anticiparse a las barreras e problemas que podremos encontrar en la ruta al éxito, entender la estructura de poder formal e informal que subyace en la organización y lograr llevar al “lado luminoso de la fuerza” a aquellas personas que nos permitirán el mayor avance, entre ellos otras áreas de apoyo, y que se beneficiaran con las acciones de la Gestión de Procesos, como Auditoria, Riesgo, Planificación, Control de Gestión, Compilance, Gestión de Talentos, Gestión del Conocimiento, etc.).

En posteriores contribuciones veremos en detalle cada una de estas prácticas, con la posibilidad de profundizar en ellas leyendo el libro Gestión de Procesos, sexta edición 2015, del profesor Juan Bravo Carrasco.